Mejora tu productividad y eficiencia en el Teletrabajo

Ya hemos comentado antes sobre el proceso que debes realizar para adaptar tu empresa a las tecnologías que existen hoy y acelerar tu productividad y eficiencia.  La transformación digital no trata solo de herramientas, trata de procesos y personas y cómo estos deben volverse más ágiles para el mejor funcionamiento de todo negocio.  Existen una serie de pasos que recomendamos seguir y algunos ejes clave, sobre todo para el teletrabajo.

Hace algunas semanas les compartimos información sobre cómo manejar a un equipo remoto y les dimos algunas recomendaciones sobre cómo teletrabajar de forma segura.  Lo que queremos hacer hoy es comentarles un poco más sobre algunos puntos que creemos se deben tener en consideración.  Esto porque estamos en el momento justo en el que muchas empresas han reducido costos operativos y de instalaciones.  Asimismo, sus colaboradores ya se acostumbraron a la modalidad remota y han visto los beneficios que esta trae consigo, sobre todo en al ámbito personal.

Creemos que para estas empresas es momento de tomar decisiones que incluyan las mejores herramientas, de forma tal que vean incrementar sus niveles de productividad y eficiencia.  En Ventura nos ocupamos de ayudar en esta transición, estudiando la situación particular de cada empresa, para ofrecer las soluciones más adecuadas.

Puntos que te ayudarán a mejorar la productividad y eficiencia de tu negocio

• Regresa al punto de partida.

Con el pasar de los días (y años), es muy posible que nos perdamos en los procesos.  Es necesario recrear un panorama general muy claro de la empresa.  Arma un mapa tomando en cuenta las áreas y los procesos que existan.  Coloca a todos los personajes que intervienen y marca cómo es que se interrelacionan.  Si es que existen procesos que no estén automatizados, evalúa si son susceptibles de digitalización y si no lo son, evalúa cómo puedes optimizarlos.

• Selecciona herramientas y ten en cuanto que: menos es más.

Una sola herramienta debe ser suficiente para integrar las funcionalidades que requiera tu empresa para operar.  No quieres un Frankenstein que funcione bien por un lado, mal por otro y peor en el siguiente; para el que necesites a equipos de soporte diferentes, todos con distintos modelos de atención al cliente.  Lo mejor es invertir en un sistema robusto que abarque la mayor cantidad de procesos posibles, como un ERP.  Evita utilizar múltiples softwares que se ocupen de gestionar procesos sin conexión entre sí.  Procura que todas las áreas y todos los trabajadores utilicen la misma herramienta y estén capacitados para sacar el mejor provecho de la misma.

Un ERP como SAP Business One puede integrar aplicaciones de CRM, ventas, finanzas, inventarios, administración de proyectos, entre otros, con reportes e indicadores del negocio en tiempo real.  Las ventajas de tener una sola herramienta capaz de gestionar las diferentes áreas de la empresa representa un beneficio muy considerable en términos de de seguridad de la información, uniformidad de procesos y sobre todo, la ventaja de poder tener una radiografía del funcionamiento de la empresa en cualquier lugar y momento.

• Cambia a un modelo de gestión basado en resultados.

  Jon Messenger, experto en organización del tiempo de la Organización Internacional del Trabajo, nos comenta que este modelo resulta muy eficaz para dirigir a quienes trabajan a distancia.  Se trata de definir metas, objetivos y tareas.  Las actividades se diseñan de acuerdo a los resultados que se esperan, con ello en mente, se coordinan los recursos y se mide el progreso, ¿con qué?  Con indicadores objetivos.  Debe ser un sistema adaptable, donde los trabajadores tengan claro lo que se espera de ellos.  La rendición de cuentas elimina la necesidad de la supervisión constante que se impone al interior de una oficina y el monitoreo de la productividad se realiza fácilmente a través del ERP.

• Mantén tu información segura.

  Debes poder resguardar la información sensible de la empresa y para ello es importante conocer sobre ciberseguridad y estar preparado para un ciberataque.  Por otro lado, el correcto uso y resguardo de la información sensible de la empresa es responsabilidad de cada uno de los usuarios y requiere tomar medidas preventivas coordinadas a lo largo de la organización.  Esto se vuelve vital cuando la información se almacena en computadoras itinerantes o en la nube,  cuando se hace uso de redes públicas y cuando las computadoras de trabajo se utilizan también con fines personales.  En este artículo encontrarás mayor información al respecto.

• Adaptabilidad: productividad y eficiencia.

Los cambios suponen la necesidad de adaptarse y siempre incluyen una dosis de ensayo y error.  Mientras más información se tenga y más claro y preciso el mapeo de actividades existentes, más sencillo integrar un cambio dentro del ecosistema de la empresa.  De cualquier forma, los líderes son clave.

Una de las cualidades más importantes del líder de un equipo de trabajo es la de anticiparse a la necesidad de realizar cambios, cuando ve el potencial de mejora.   Esta no tiene nada que ver con la clarividencia, sino más bien, con el manejo de la información que se genera a partir de los indicadores de rendimiento.   Estos dan una visión sobre experiencias pasadas y permiten un ajuste periódico.  La comunicación efectiva de dichos cambios es tan importante como la capacidad de realizarlos.

• Utiliza la información, para tomar la toma de decisión.

  El mayor beneficio de digitalizar tu operación es la gran información que se genera de manera constante y en tiempo real.  El hecho de que cada actividad, cada proceso y cada comunicación quede registrada, nos da el insumo más valioso para el crecimiento de la empresa: la información bien utilizada, es poder puro.  De aquí la importancia de contar con una herramienta de Business Intelligence integrada al ERP que te permita realizar análisis y pronósticos. Todas las decisiones importantes de la empresa deben de ser tomadas bajo el cobijo del análisis de información concreta y actualizada.

Si estás interesado en llevar a tu empresa al siguiente nivel, ponte en contacto con nosotros.